Das Zeit-Management

Zeit-Management bedeutet, dass ich mich morgens ganz gemütlich bei einer Tasse Kaffee oder Tee hinsetze und überlege, was ich an diesem Tag nacheinander erledigen werde. Was ist DAS WICHTIGSTE, das zu tun ist, um meine Ziele zu erreichen. Aber was sind überhaupt die Wichtigsten Ziele – und zwar diese wichtigsten Ziele und Tätigkeiten, die mein Business am Laufen halten, oder es überhaupt erst nach vorn bringen, es bekannt machen?

Bin ich Solo-Selbständige und muss alles allein schaffen, dann gehört es mit zu den wichtigsten Zielen neue Kunden zu akquirieren. Wie sieht das für mich aus? Heißt das eventuell, dass ich mit potentiellen Kunden telefonieren muss, oder heißt das, dass ich bei Facebook sichtbar bin und 30 Minuten täglich Kommentare, Content oder auch mal etwas Beiläufiges poste?

Dann gibt es notwendige Aufgaben, die erledigt werden müssen: die Umsatzsteuervoranmeldung rechtzeitig abgeben, Kommunikation mit den Behörden, e-mails beantworten, mit Kunden kommunizieren. Manche Aufgaben können nicht verschoben oder irgendwann einmal erledigt werden, weil z.B. sonst Ärger und Mahngebühren vom Finanzamt drohen.

Es sollte auch Zeit zur Verfügung stehen für strategische und  planerische, in die Zukunft gerichtete Arbeiten.

Im Tagesablauf muss es Zeiten für Erholung, Essen und Entspannung geben.

Setze Dich also hin und überlege Dir, welche Aufgabenpakete Du überhaupt alles auszuführen hast. Bist Du die Chefin oder der Chef eines größeren Unternehmens mit Mitarbeitern, dann hast Du natürlich eine Buchhaltung, eine Finanzabteilung oder eben jemand, der sich um die Abgabe der Vorsteueranmeldung kümmert. Außerdem hast Du eigene Mitarbeiter für Marketing, Akquise und den Vertrieb.  Trotzdem hast Du die gleiche Situation, dass Du Dir überlegen musst, welche Aufgabenpakete Du hast, und welche Wichtigkeit die verschiedenen Aufgabenpakete haben. Als Chefin könnte es mit zum Wichtigsten gehören, dass Du täglich Kontakt zu Deinen Mitarbeitern hast und Deine Mitarbeiter:innen motivierst sich für die Unternehmensziele jeden Tag auf’s Neue einzusetzen. Oder Du solltest Dir auf jeden Fall Zeit einplanen dafür, dass Mitarbeiter:innen bei Problemen oder wenn es einen Konflikt gibt schnell und unbürokratisch zu Dir kommen können.

Baue in Deinen Tag auf jeden Fall auch Zeiten ein, die Dich inspirieren, die Dir Energie geben.

Dann überlege Dir, zu welcher Tageszeit Du welche Aufgaben am besten erledigst. Ich setze mich am liebsten gleich morgens an größere Aufgaben, bei denen ich tiefer Nachdenken und Überlegen muss. Nachmittags nutze ich eher dazu die e-mails zu beantworten, oder auch zu telefonieren. Da brauch ich dann nicht mehr so viel Wachheit und Konzentriertheit. Jeder Mensch hat seinen eigenen Biorhythmus und nur Du selbst kannst herausfinden und festlegen, was für Dich wichtig ist. Mir ist z.B. eine Mittagspause immens wichtig. Dann habe ich ein Nachmittagsloch – hier kann ich das mit den leichteren Abarbeits-Aufgaben gut erledigen – und dann kommt wieder eine kreativere Zeit, in der nochmal richtig was geht.

Nachdem ich mir alles so überlegt habe, habe ich mir einen Wochenplan gemacht, mit den einzelnen Tagen und die verschiedenen Zeitkorridore festgelegt.

Nimm Dir auf jeden Fall Zeit innerhalb Deines Teams zu sprechen und Dich abzustimmen. Es könnte z.B. auch sein, dass Du als Chefin klar kommunizierst: morgens ist meine wichtige Zeit für strategisches Planen und Vordenken – aber nachmittags steht meine Tür offen, so dass Deine Mitarbeiter:innen jederzeit reinkommen können. Damit schaffst Du Dir den Freiraum für ungestörtes Arbeiten, und Deine Mitarbeiter:innen wissen genau, dass sie sich nachmittags an Dich wenden können.